Intervista a Executive.it: L’innovazione della politica che passa dall’ICT

L’innovazione tecnologica e la trasformazione digitale caratterizzano anche la vita delle istituzioni politiche più importanti del nostro Paese. Ne è un esempio il Senato della Repubblica, dove essere al passo con i tempi per rendere efficiente ed efficace il lavoro del Legislatore e rispondere alle sempre nuove esigenze legittime di trasparenza e informazione dei cittadini sono due obiettivi che da tempo vanno di pari passo con l’ottimizzazione delle risorse e la riduzione dei costi.

Ma per essere all’altezza dei tempi, oggi bisogna condividere ambizioni e obiettivi, ed è per questo che è stata studiata, congiuntamente alla Camera dei deputati, l’istituzione di un Polo Informatico Parlamentare. Di questo progetto e delle altre iniziative portate avanti in questi anni abbiamo parlato con Antonio De Poli, Senatore Questore del Senato della Repubblica Italiana in questa intervista.

Prima di tutto qual è il ruolo del Questore del Senato, e come si caratterizza la sua funzione nell’ambito Ict?
Il Collegio dei Questori, organo collegiale formato da tre senatori, predispone il progetto di bilancio interno, cura la gestione dei fondi a disposizione e dei servizi interni, sovrintende alla sicurezza e al cerimoniale. L’Ict è uno dei tanti capitoli nei quali è previsto l’intervento dei Questori ma, essendo strettamente legato ai processi di innovazione, è oggetto di grande attenzione da parte del Collegio. Siamo – e qui mi permetto di parlare a nome degli altri due colleghi, il senatore Malan e la senatrice Bottici – particolarmente sensibili agli impatti positivi che l’Ict sta determinando nel lavoro parlamentare e nel rapporto con i cittadini, come spero di aver modo di chiarire in seguito.

Quali innovazioni tecnologiche in questi ultimi anni hanno cambiato in modo significativo il lavoro dei Senatori?
Queste iniziative che benefici hanno portato a livello generale?
Molti degli investimenti in innovazione di questa legislatura sono stati indirizzati all’impiego delle tecnologie informatiche per migliorare il lavoro in mobilità dei Senatori, e di tutta l’utenza del Senato ovvero circa 2.000 persone, e al contempo ridurre i costi di gestione. Ciò è stato possibile principalmente riducendo drasticamente gli atti in formato cartaceo. Oggi sono stampati solo gli atti dibattuti in aula, in un limitato numero di copie. L’eliminazione del supporto cartaceo è stata accettata dagli utenti anche grazie a una distribuzione tempestiva e capillare degli atti in formato elettronico attraverso numerosi canali: una app – denominata Tabulas – disponibile a tutta l’utenza interna, il portale Intranet, arricchito con opportuni servizi, e infine anche il sito Internet www.senato.it, che è stato reso conforme ai migliori standard tecnici per la fruizione da dispositivi fissi e mobili, come tutti i cittadini interessati possono constatare.
L’insieme di queste iniziative, ha comportato risparmi significativi attraverso il print-on-demand, cui si accompagna una riduzione del 75% di copie cartacee di atti: da oltre 80 milioni agli attuali 20. Oltre a ciò, si è accelerato verso un uso sempre più spinto delle tecnologie cosiddette di virtualizzazione sia in ambito centrale (data center) che periferico (pc) che consentono ad ogni utente interno di accedere alla propria postazione di lavoro Senato VDI (virtual desktop) – e quindi ai propri documenti e ai propri servizi – da qualunque dispositivo fisso o mobile, con la massima sicurezza consentita. Per facilitare il lavoro in mobilità, si sta inoltre procedendo alla progressiva copertura WiFi completa in tutti i palazzi e gli uffici del Senato.

In questi ultimi anni con quali iniziative avete dato, state dando, concretezza alla trasparenza e all’accessibilità dei cittadini interessati ai lavori parlamentari del Senato?
La consistente opera di trasformazione dei processi di lavoro ha avuto delle ricadute immediate in termini di trasparenza, perché si è scelto di rendere tutti gli atti – a esclusione ovviamente di quelli di lavoro interni – disponibili sul sito www.senato.it, esattamente quando questi appaiono anche negli altri sistemi interni. Non esistono quindi ‘canali preferenziali’ in cui veicolare atti e altre informazioni con maggiore tempestività: tutto ciò che viene prodotto dai Senatori e dagli Uffici è immediatamente disponibile a tutti gli interessati sul sito del Senato, che tra l’altro è stato recentemente oggetto di un restyling grafico e di una verifica di accessibilità per gli utenti diversamente abili, con risultati molto soddisfacenti in entrambi i casi. Oltre a questo, dal luglio del 2015 sono stati raddoppiati i canali disponibili per la diretta streaming della WebTV del Senato (webtv.senato. it) che sono passati da 4 a 8, dei quali 4 su YouTube. Infine, ricordo il sito Open Data del Senato (dati.senato. it), aperto ufficialmente nel 2013 e promosso dal Presidente del Senato Pietro Grasso, in cui tutti i dati sull’attività parlamentare contenuti all’interno del sistema informativo del Senato dal 1996 a oggi, aggiornati quotidianamente, vengono resi disponibili in formati aperti e accessibili a tutti gli interessati.

In che modo pensate di fare il salto di qualità verso una maggiore partecipazione e interazione dei cittadini? Prevedete che questi possano intervenire nelle fasi del processo legislativo?
Il dibattito sul tema della partecipazione – che investe parlamenti e governi in tutto il mondo – è in corso anche in Senato. Nel 2013 è stato prodotto un primo studio sui “Media civici in ambito parlamentare”, disponibile sul nostro sito, in cui si evidenziavano le potenzialità di questi strumenti di partecipazione a supporto del lavoro parlamentare, specialmente nell’ambito delle commissioni parlamentari. In tali sedi, infatti, sono state avviate le prime sperimentazioni: nel 2015 è stata svolta una rilevazione online nazionale della situazione dei cosiddetti ‘esodati’, in capo a un’apposita sottocommissione della Commissione Lavoro, e la stessa Commissione è stata dotata di una piattaforma web per agevolare la consultazione su provvedimenti legislativi e favorire lo scambio di opinioni tra i suoi componenti e i soggetti esperti o rappresentativi di categorie economiche e sociali. All’esito di queste esperienze, è emersa l’esigenza di definire princìpi e requisiti uniformi per le consultazioni promosse dal Senato che, senza irrigidire lo strumento, recepiscano gli standard e le migliori pratiche a livello europeo e internazionale e siano coerenti con il processo di definizione di ‘Linee guida sulla consultazione pubblica in Italia’, promosso dal Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Pertanto, lo scorso 9 marzo 2017, il Presidente del Senato Pietro Grasso ha presentato una proposta di linee guida sulle consultazioni on-line del Senato che è sua volta sottoposta a consultazione pubblica fino al 30 aprile 2017. Durante lo stesso evento, il Presidente ha anche promosso il rilancio dello strumento della petizione, prevista dalla Costituzione e quindi dal nostro regolamento, e stiamo lavorando per proporre un sistema innovativo che – sulla scorta dell’esperienza fatta dal Parlamento Europeo – faciliti i cittadini nell’invio e nel follow-up delle loro petizioni, e consenta al Senato e ai suoi uffici una migliore operatività nella gestione di tale tipo di procedura parlamentare.

In che modo tutte le iniziative di innovazione vengono governate anche sotto il profilo dei costi e dell’efficienza dell’Ict?
In tema di Governance Ict cerchiamo di essere in linea con la metodologia Itil sulla base della quale abbiamo recentemente progettato e messo in esercizio un nuovo sistema di tracciamento delle richieste d’intervento al nostro help desk utilizzando una piattaforma open source specializzata. Riguardo all’utilizzo di software open source, privilegiamo in generale questo tipo di piattaforme, anche se la convenienza in termini economici della gratuità delle licenze va sempre soppesata con i costi di gestione e manutenzione evolutiva. In relazione all’acquisizione di strumenti e servizi in outsourcing dal mercato, guardiamo in primo luogo all’offerta Consip e MePA, anche se in alcuni casi la nostra specificità ci porta a effettuare gare ad hoc che in prospettiva faremo sempre più insieme alla Camera per realizzare risparmi generati dal fattore di scala dei beni acquisiti e dalle integrazioni previste nelle infrastrutture informatiche del Parlamento.

Riduzione dei costi di gestione e integrazione delle infrastrutture sono importanti obiettivi di modernizzazione digitale fissati anche dall’Agid per tutta la PA. Su questi temi cosa state facendo anche in relazione alle sinergie con altri Organi Costituzionali che da tempo auspicate e perseguite?
Come Organo Costituzionale non rientriamo strettamente nel perimetro delle pubbliche amministrazioni di competenza Agid (Agenzia per l’Italia Digitale), anche se, insieme agli altri, intratteniamo con l’agenzia ottimi rapporti di collaborazione. Riguardo per esempio al tema della sicurezza informatica, cui siamo particolarmente sensibili, guardiamo con grande interesse al ruolo di raccordo del Cert-PA di Agid nel contrasto alle minacce informatiche nel settore pubblico. Il sempre crescente livello delle minacce a cui ormai siamo tutti esposti deve farci riflettere sui rischi che corrono cittadini, imprese, enti della PA, istituzioni e quindi anche l’intero Paese. Dobbiamo essere sempre pronti a rispondere al meglio a ogni tipologia di attività riconducibile al crimine informatico. In generale gli obiettivi indicati nei documenti strategici fissati da Agid per la PA sono un riferimento anche per le nostre strategie Ict. L’accordo in corso con la Camera dei Deputati per la costituzione del Polo Informatico Parlamentare va in questa direzione. Oltre alla riduzione dei costi, con i colleghi della Camera siamo impegnati in un processo che deve portare nel medio periodo a una progressiva eliminazione delle duplicazioni oggi esistenti, sfruttando al meglio tutte le sinergie oggi possibili nel mettere insieme le risorse. Oggi non sono più giustificabili duplicazioni nelle infrastrutture e nei servizi di base superando le quali potrebbero liberarsi risorse a beneficio di tutti. Si tratta di un obiettivo oggi alla portata da perseguire con convinzione, anche se nel breve periodo può comportare un maggiore impegno delle strutture e risultati non immediati.

In questo scenario di modernizzazione come prendete in considerazione il tema del cloud computing?
Attraverso un uso intensivo di tecnologie di virtualizzazione possiamo dire di disporre già oggi di un nostro private cloud. Stiamo valutando di portare parte del nostro patrimonio informativo all’esterno in una logica Iaas (Infrastructure as a service). In parte questo già avviene per le registrazioni video delle sedute su YouTube che sono per loro natura pubbliche. Il modello di riferimento è quindi quello di un cloud ibrido in cui ripartire i servizi in base alla natura e strategicità delle informazioni, oltre che ai relativi costi.

Da tempo si parla di Open Data. Avete affrontato l’argomento sia come fornitori sia come fruitori di Open Data? Quali riscontri positivi e negativi avete raccolto in queste esperienze?
Come fornitori di dati aperti, come accennato in precedenza, abbiamo messo a disposizione un apposito sito Open Data (dati.senato.it) in versione sperimentale già dal 2012, collaborando con i colleghi della Camera dei Deputati, che avevano già realizzato un loro sito, affinché i dati offerti dai due siti fossero completi e compatibili tra loro. Questo nostro sito specializzato pare soddisfare le esigenze di studiosi e ricercatori che hanno bisogno di accedere ma anche utilizzare i dati, necessariamente in formato aperto, sull’attività parlamentare già contenuti in formati diversi all’interno del sistema informativo del Senato o sul sito istituzionale. Come fruitori il discorso è certamente più articolato perché attraversa le competenze di numerosi organi e uffici, come è stato evidenziato in uno studio sugli Open Data in ambito parlamentare condotto nel 2015 e disponibile sul sito del Senato. In estrema sintesi, se da un lato è possibile affermare che in alcuni ambiti specifici si sta facendo tesoro della crescita di disponibilità di dati aperti dovuta agli investimenti delle pubbliche amministrazioni in tale ambito, dall’altro è ancora difficoltoso riuscire a intravedere come questo impiego possa diventare sistematico in quanto esso passa necessariamente da uno sforzo comune delle istituzioni pubbliche volto all’interoperabilità dei diversi sistemi informativi. Non è un compito facile perché si tratta di superare una ‘logica proprietaria’ dei dati di propria competenza verso un approccio orientato a un utilizzo distribuito e aperto. Per quanto ci riguarda, è quanto stiamo cercando di fare con il Polo Informatico Parlamentare attraverso la sempre più stretta integrazione e collaborazione con la Camera.

Può darci un dettaglio di quanto prevedete di ottenere grazie alla realizzazione del Polo Informatico Parlamentare?
Lavoriamo a un progetto di integrazione di molte attività di Camera e Senato su ampia scala, e naturalmente questo va a toccare tutti i punti anche organizzativi e diversi aspetti regolamentari. Stiamo immaginando il ruolo unico del personale delle due Camere e daremo vita ad integrazioni funzionali a tutti i livelli e in tutti i settori dove questo sarà possibile. Il Polo Informatico Parlamentare si innesta quindi in questo disegno di ampio respiro. In questo quadro, infatti, diventa fondamentale ‘lavorare in squadra’ e creare sinergie, mettendo insieme competenze, esperienze, professionalità, con l’obiettivo di accelerare l’innovazione sia di tipo tecnico che operativo, al fine di migliorare l’organizzazione e i processi produttivi.

L’accesso ai dati degli organismi pubblici è oggi un tema molto dibattuto, soprattutto quando ci si focalizza su come grazie a una maggiore condivisione dei dati tra le diverse PA si possano abilitare nuovi e più veloci servizi ai cittadini e anche ottenere delle importanti ottimizzazioni. In molti fanno notare che oggi la proprietà del ‘dato pubblico’ è attribuita all’amministrazione che lo ha generato e questo è oggi un fattore di ‘blocco dell’innovazione’ perché molti enti sono restii a condividere le loro informazioni con altre PA. Come questo ostacolo che blocca la circolarità delle informazioni e in diversi casi anche importanti iniziative di innovazione può essere superato?
Come accennato nella risposta precedente, è la ‘logica proprietaria’ dei dati di competenza delle singole amministrazioni che va superata e che agisce ancora come fattore di blocco dell’innovazione e ostacolo all’interoperabilità. È una questione che non può essere lasciata alla buona volontà dei singoli dirigenti amministrativi ma che chiama in causa la politica. Più che nuove leggi credo però siano necessarie disposizioni attuative di leggi esistenti che costringano le pubbliche amministrazioni ad avviare innovazioni che valorizzino il patrimonio informativo pubblico ‘nel suo insieme’ attraverso un coordinamento delle diverse iniziative. Su questo punto vorrei però ancora sottolineare la criticità del tema cyber security, oggi il livello di minacce è molto elevato e può mettere a repentaglio anche il corretto funzionamento delle istituzioni fondamentali di una democrazia moderna. Il problema comprende certamente, ma va ben oltre, anche la tutela della privacy e la protezione dei dati. È necessario fare dei salti di qualità importanti. Su tutti questi elementi, va sottolineato ancora una volta il ruolo fondamentale di Agid che, pur con mezzi limitati, ha indicato negli ultimi anni i progetti strategici che la PA nel suo complesso deve perseguire: dal sistema unico di identità digitale Spid all’anagrafe nazionale della popolazione residente Anpr, dal sistema dei pagamenti elettronici PagoPA al Fascicolo sanitario nazionale. Insieme a queste innovazioni non va dimenticata la riduzione e razionalizzazione delle migliaia di data center pubblici attraverso un adeguato uso delle tecnologie di virtualizzazione e cloud. In tal senso il successo dell’introduzione della fatturazione elettronica, utilmente adottata anche qui in Senato, fa ben sperare. Sempre l’Agid nelle sue linee guida ha indicato l’altra questione centrale per dare gambe a questi progetti: quella dello sviluppo delle competenze digitali nella PA che non è solo una questione di investimenti, ma di come indirizzare un vero ricambio del personale e della dirigenza delle pubbliche amministrazioni.

Negli ultimi anni in Senato sono stati organizzati diversi appuntamenti dedicati ai temi dell’innovazione anche Ict. Quali sono gli argomenti che avete trattato di recente e quelli che pensate di trattare nei prossimi mesi?
Naturalmente crediamo che ogni iniziativa di condivisione delle informazioni e delle esperienze tra esperti e responsabili di entità interessate all’innovazione è sempre positiva e ben venuta. Il Senato promuove e ospita incontri dove si affrontano temi di estrema importanza e attualità. Poche settimane fa è stato organizzato un appuntamento dove hanno partecipato i massimi esperti internazionali del tema Industria 4.0, una cosa della quale come imprenditore sono particolarmente orgoglioso. Abbiamo in programma, ma non sono ancora definite date precise, anche un incontro sulla cyber security. La biblioteca del Senato ha inoltre ospitato negli scorsi anni due importanti iniziative Gartner sui temi dell’innovazione nella Pubblica Amministrazione italiana, alle quali hanno partecipato rappresentanti di alto livello di importanti istituzioni ed enti pubblici. Sta diventando un po’ una tradizione.

Ci stiamo avvicinando alla fine della legislatura, nel giro di poco meno di un anno si andrà infatti a votare. Che rendiconto presenta relativo alle iniziative Ict portate a termine in questa legislatura? Oltre alla riduzione dei costi c’è dell’altro?
L’attenzione ai costi complessivi è stata una costante in questa legislatura. In ambito Ict, malgrado le molte iniziative menzionate, la spesa in beni e servizi qui in Senato non è aumentata, consentendo altresì risparmi significativi grazie alla riduzione della carta e dei consumi energetici dei nuovi data center. Due risultati importanti che testimoniano la vocazione del Senato alla condivisione delle tematiche ‘green’. Su questo fronte siamo intervenuti su una scala più ampia andando anche oltre l’IT: abbiamo sostituito tutte le lampadine con quelle a risparmio energetico, e siamo la prima istituzione in Europa che ha dotato il suo parco macchine di veicoli elettrici. Anche l’integrazione dei servizi Ict offerti agli utenti di Camera e Senato va nella direzione obbligata della riduzione dei costi e razionalizzazione delle risorse. Vorrei però che nel bilancio complessivo che sarà fatto al termine della legislatura rimanesse l’idea che gli investimenti in innovazione non vanno intesi come costi, ma come unica strada per mantenere il Parlamento al passo con i tempi. Per dirla con uno slogan preso dal mondo a me caro dell’imprenditorialità e delle nuove politiche industriali, mi piace pensare di aver contribuito a un Parlamento 4.0 che nei prossimi anni sarà in grado di reggere la sfida delle grandi trasformazioni in corso in tutti i settori della società.

Fonte: Intervista a Soiel International